在前面的章節里，我們了解到，有兩個因素決定了ERP的成敗：首先，企業的主管是否真正知道要從ERP那里得到什么？ERP是企業管理信息系統，其實處落在管理上。而許多企業在實施ERP時，就是讓軟件商在半天、一天之內將軟件演示一遍，然后決定買或者不買。一套ERP軟件往往大到有上千屏，在一天、半天之內看一看演示都讓人頭大，怎么能決定這套軟件適合還是不適合這個企業呢？還有一點，對于企業本身的需求，企業有沒有做過細致的分析？沒有充分的調研，怎能確定什么軟件適合自己？當然，企業在實施ERP之前，多少是做過需求分析的，但往往是一些懂計算機的人和懂生產的人在就自己的專業進行分析和猜測，真正知道企業的問題又懂得現代管理軟件的人并不多。總的來說，需求不明晰，調研不充分，是ERP實施失敗的一個原因。關于需求分析，我們已經詳細地介紹過了。在這一節里，我們將介紹在明確了企業需求之后，如何選擇適合企業需求的軟件。
15.1 軟件的獲取途徑
軟件是系統配置中的關鍵，軟件的獲取主要通過如下幾種途徑：
1、選購軟件市場中成熟的商品軟件。
這樣系統實施時間短、見效快，避免了系統的低水平重復開發，系統維護難度大，尤其是非開放式系統，對系統原有功能 的調整困難。MRPII軟件的選購不僅是考慮軟件的功能、質量，同時要從更深層地去理解軟件的管理思想、管理方法和管理組織結構要求，與企業現有管理方法、管理組織結構和管理思想比較，找出其差異，把國內外的軟件產品有選擇地重點對比性能、價格和適應性。通過比較初步確定相應軟件中的哪些功能適合，哪些功能不適合，哪些功能無用，哪此功能缺乏，然后初步選定更適合本企業的軟件產品和需要二次開發的內容。
2、企業組織自身的技術力量開發后實施。
這對將來的軟件維護、管理、更新提供了方便，培養了系統性隊伍。但往往歷時長、投入費用大，系統功能受到開發人員經驗的有限。系統的規劃、分析從全局出發自頂向下，而開發、實施從底向上，逐步完善。在系統開發過程中不僅要重視系統功能、結構，同時不應當重視系統開發過程中的一系列文檔資料的整理和保存。
3、企業與軟件開發商共同合作開發。 兼顧了上述兩種方法的優點，克服了它們之間的缺點，出現了新的矛盾和不足，用戶動態的需要和系統開發方法之間的矛盾尤其突出。用戶從外行變成內外，從不熟悉到精通，往往在系統分析時用戶提出的需要受到對系統認識的限止，不正確、不全面、不實用、沒有充分利用系統應有的全部功能。在開發過程中通過學習、實踐不斷提高認識。需要調整原有的需要，開發商在系統采用生命周期法不便于變動，引起合作之間的矛盾。因此在選擇開發商時首要考慮的是對開發系統的經驗。已承擔過哪此類型的軟件開發，與單位的需要有何差異，在開發過程中開發要引導用戶提出合理的需要，確定正確的目標。 不論采用哪種方案，系統開發、實施的每一步都要考慮將來的運行、管理、維護充分發揮系統的作用。
15.2 自行開發與外購軟件
隨著業務的不斷開展，越來越多的企業管理者感覺到需要一個強大的企業管理信息系統，以便滿足加快信息交流、降低成本、提高客戶響應速度等至關重要的目標。為了建立自己的信息系統，企業常用兩種選擇：一是自行開發，二是外購。所謂外購就是從市場上購買商品化的軟件。外購有兩種可能，一種是購買國外軟件，另一種是購買國內軟件。這些選擇各有利弊，那么如何規避風險、作出最有利于企業的選擇，請看下面的分析。
一、自行開發
1、項目收益
多方組成的軟件開發人員參與業務流程優化與重組，有利于業務流程優化與重組具體軟件實現。
從企業最需要信息化的環節出發，可以只進行必要功能模塊的開發，使新系統更有針對性。充分考慮了優化后業務流程的需求，更加切合企業發展需要； 企業內部IT人員參與了ERP軟件開發全過程，所以一旦系統出現問題或需改進，企業內部人員能夠進行快速地自我支持與維護。如果購買商業ERP軟件，則每年支付給軟件公司的維護費用一般為軟件購置費用的15％。如果采用定制開發，則將減少年維護費用的投入。企業IT部門鍛煉了一支隊伍，人員素質在計算機應用、管理水平、團隊協作等方面都會有較大的提升。
2、風險分析
1）不能得到領導層的一以貫之的全力支持 ERP是一把手工程，領導層的全力支持是必不可少的。由于自行開發有相當一段時間用于軟件開發，企業不能在短時間內看到明顯的效益和回報，所以，領導層可能會在中途對自行參與開發的方案產生懷疑態度，在資金、人力的持續投入方面力度不足。因此，必須盡一切可能得到領導層一以貫之的關心和支持，才能使項目得以順利進行下去。
規避途徑：一定不能忽視對領導層的管理培訓，使領導層了解ERP的管理理念、應用步驟與效益風險關系，促使領導層對ERP整體實現方案的系統性、條理性和規范性產生持續的理解與信任；
仔細考慮各級項目組的人選，確定后在整個項目期間不輕易變動；認真落實例會制度和文檔整理工作，項目核心小組組長定期或不定期，口頭或書面向領導層匯報項目情況；
在考慮解決方案時要兼顧信息共享和數據的安全保密性，保證領導層及時準確地得到所需要的數據，使領導層切身感受到新系統帶來的改進，同時兼顧企業業務活動的相對獨立性。
2）最終用戶不能做到積極參與 最終用戶的積極參與是項目成功的重要條件，因為他們是項目的使用者和受益者。但是在整個項目過程中，他們將面臨業務流程改變、新老系統并行、業務技能更新、工作量和工作壓力增加等挑戰，而且自行開發的周期較其他子方案均較長，所以保證最終用戶的解決參與就顯得尤為重要。如果對這個問題重視不夠，將導致項目面臨較大風險。
規避途徑： 積極引導和幫助他們克服暫時的困難，看到新系統將給他們帶來的好處。例如：通過企業宣傳欄、內部報刊、各種會議等方式，大力宣傳實施本項目給企業將會帶來的好處；選擇適當的面向最終用戶的培訓以增強信心；鼓勵最終用戶對項目的關心和參與，在討論各種業務解決方案時注意和征求最終用戶的需求和看法；
在大量整理和錄入校對財務數據時，適當增加臨時人員幫助工作；制定獎罰措施，包括競爭上崗，培訓證書，榮譽和獎金等。例如，實行過限期通過新系統上崗培訓和考試、否則下崗的措施，可以大大促進職工學習進修的積極性。
3）項目開發人員協調不善，開發進程受挫，甚至導致項目流產 由于自行開發中定制軟件的開發班子由多方組成，在技術風格、進度協調方面可能產生很多問題，處理不當的話，會使開發過程一拖再拖，屢次挫傷開發人員和用戶的積極性，甚至會導致項目不了了之，以失敗告終。
規避措施：對于來自多方的軟件開發隊伍，需設立一位總協調人，熟悉軟件開發的整個流程，對多方開發人員的工作風格均有一定了解，有著突出的組織能力、協調能力和應變能力。軟件開發的每個階段都須建立規范的文檔，明確技術標準及各方權利義務關系。規范一經各方確認，則對各方均產生嚴肅的約束力。
4）項目組人員變更影響到項目進度
由于自行開發的實施周期較長，項目組人員變更的可能性較大。如何防止人員變更對項目實施的影響，是需要認真考慮的問題。
規避措施： 所有項目組人員所作的工作都應有相應的文檔記錄；經某方確認的文檔應交由專人保管，包括紙張和電子介質。
所有的需求，承諾和解決方案等均以書面簽字準。不得隨便更改其中的內容，除非通過同樣的審批程序進行。這樣新的實施人員可以通過閱讀上述文檔，很快進入工作狀態。對前任工作成果的修改控制可避免一些不必要的返工。
企業內部人員在參加過ERP項目開發與實施后，素質與技能提高，人員流動可能性加大。因此應與參加項目的企業內部人員簽訂某種協議，減少這種流動對企業造成的損害。
5）軟件每年的升級問題，會牽涉到多方面的工作 由于自行開發中的定制軟件針對性較強，通用性較弱，一般不在軟件開發商通用商業軟件的升級范圍之內。隨著時間的推移，每年的軟件升級工作或者是由企業自身IT人員來完成，或者需要軟件開發商進行專門的升級。
規避措施： 與軟件開發公司簽訂軟件開發協議時，考慮添加與升級問題有關的條款。企業自身IT人員不斷進行新技術的學習，以適應軟件升級工作的需要。
二、國外軟件
1、項目收益：
國外ERP軟件往往本身蘊涵了許多管理的先進思想和手段，為企業流程優化與重組提供了可借鑒的“參考模型” ，能夠較顯著地提高流程優化與重組的效率。國外ERP軟件一般全面集成性、技術穩定性、功能靈活性、系統開放性較強，為企業的不斷發展與改變留有較大的空間。 國外ERP軟件一般比較重視售后服務，在問題響應等方面比較規范。國外ERP軟件公司在升級維護方面的支持比較及時，有利于企業信息系統的更新。國外ERP軟件廠商的咨詢合作伙伴較多，有助于企業找到合適的管理咨詢伙伴。國外ERP軟件開發公司的發展較穩健，對選用其產品的企業來講，是比較理想的長期合作伙伴。 2、風險分析
1）軟件購置費用與年維護費用較高
國外ERP軟件的購買費用與年維護費用一般高于國內ERP軟件。如果企業在資金的持續投入上不能及時到位，則軟件應用的效果勢必大打折扣。 規避途徑：進入中國的國外成熟ERP軟件有十余種之多，有著不同的規模和價位，在功能實現上也各有千秋。企業應對國內外ERP廠商有一個基本的了解，不可“一葉障目，不見泰山”，最后在這類大型投入上導致決策失誤。并非所有的ERP軟件都能適用于企業。企業應把自己的規模與國外大型企業做一個對比，選擇適用于目前與將來一段時期發展的軟件，不能一味求多求貴，為很多根本不必要的功能付費，最后導致企業寶貴資金的大量閑置與貶值。ERP項目不是“交鑰匙”工程，而是需要企業IT人員與業務人員的認真參與。在項目進程中，企業應注意自身人員的培養，鍛煉出一支能分析和解決某些問題的隊伍。企業應擴大信息渠道，與熟悉ERP領域的咨詢人員、業內人士加強交流，避免偏聽偏信導致的片面決策。
2）企業的管理基礎水平不能適應軟件的需要任何一種ERP軟件都不是隨用隨靈的“萬能藥”，ERP的實施成功是需要條件的。從基礎數據的準確與完備、各部門的協同默契程度，到業務人員、IT人員的素質水平，都會對ERP的應用效果產生影響。特別是國外ERP軟件的管理起點較高，設計比較復雜，這就對企業的管理基礎水平提出了更高的要求。
規避途徑： 企業應清醒地認識到，IT建設是一個長期的工程，將伴隨企業未來發展的全過程。在這個長期的過程中，企業要下力氣練好“內功”，在適當的時機選擇與企業管理水平相配套的產品。 那種不從企業實際出發，認為ERP項目就要“一步到位”、“反正是50步與100步的問題”的想法是欠考慮的。隨著IT技術的不斷出新以及管理技術的持續演進，企業應有心理準備，即企業的ERP系統也必然會進行相應的“新陳代謝”。
3）用戶化與二次開發的工作量太大，延誤項目進程企業要把一個通用型的ERP軟件用到位，同時考慮到適合中國國情的因素，對國外ERP軟件或多或少地會進行一些用戶化甚至二次開發的工作。如果用戶化或二次開發的工作一直不能結束，必將延誤項目進程，導致軟件開發公司與企業之間的相互抱怨，甚至造成合作破裂。
規避措施： 企業一味地適應軟件，或者軟件一味地遷就企業，都是“短視”的做法。企業應該在業務流程優化與重組的基礎上，利用軟件手段把經過優化的流程確定下來，成為企業各部門自然而然遵守的工作處理規程與方法。
尋求企業現狀與國外ERP軟件通用模式之間的“平衡點”是一個難度較高的工作，由于切身利益的關系，由企業或軟件開發商來決定是否應該進行這樣那樣的用戶化與二次開發的工作都是難有說服力的。應尋找既熟悉中國企業管理辦法，又了解國外ERP軟件設計思想的咨詢公司的支持，避免企業陷入把軟件“改了又改”甚至“改壞改死”的泥潭。
4）軟件文檔或資料沒有漢化，企業人員學習與掌握起來難度大 國外的ERP軟件的界面、文檔以及其他的支持資料存在一個漢化的問題。有些國外ERP軟件雖然界面是漢化的，但漢化的質量非常粗糙，令人不解其意。而且企業人員要掌握ERP軟件的話，僅看界面是遠遠不夠的，而有些國外ERP軟件在文檔和資料方面都是外文的，必然給企業人員的學習和掌握帶來很多麻煩。
